Gestione Segreteria
- raccolta delle schede di iscrizione al congresso;
- gestione, archiviazione e contabilizzazione di ogni servizio erogato ai partecipanti
- corrispondenza telefonica, fax, e-mail e postale con i congressisti;
- assistenza organizzativa e coordinamento generale di tutti i servizi da noi descritti;
- gestione del budget preventivo e consuntivo;
- gestione dell'agenda dei lavori e dei servizi;
- predisposizione e gestione del Social Program: cene di Gala, escursioni, programma accompagnatori;
- eventuale fatturazione delle singole quote di partecipazione;
- gestione pagamenti ed incassi in nome e per conto
- coordinamento delle hostess nella preparazione delle cartelle per i partecipanti alla manifestazione;
- ricerca gadget
- elaborazione grafica e stampa
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Comunicazione
- predisposizione degli announcement;
- coordinamento delle informazioni per la predisposizione della stampa del programma (si intendono esclusi i costi per la realizzazione grafica e stampa);
- coordinamento e predisposizione delle cartelle per i partecipanti alla manifestazione;
- stampa materiale promozionale per eventuali sponsor del convegno;
- editing e stampa lettere per relatori/ospiti e partecipanti
Gestione relatori
- cura dei relatori con emissione delle biglietteria aerea, prenotazioni alberghiere, trasferimenti privati;
- attivazione di un servizio di assistenza esclusivo per relatori, moderatori o ospiti degli organizzatori;
Gestione parte operativa nei confronti dei fornitori
- centro prenotazione per l'allocazione delle camere con predisposizione di una schede per tutti i partecipanti;
- servizio assistenza ospiti;
- gestione dei fornitori: servizi audiovisivi (impianti, ecc), sede congressuale, catering e quant'altro indicato per la messa in opera dell'agenda e del Social Program indicati nei punti precedenti;
- coordinamento delle hostess per il servizio di assistenza alla reception, in sala e negli eventi collaterali;
- predisposizione e contatti con l'Azienda di Promozione Turistica;
- organizzazione di tutti i trasferimenti collettivi o privati per gli ospiti e gli accompagnatori.
Gestione delle aree espositive
- Gestione commerciale e organizzativa delle aree;
- cura degli allestimenti;
- gestione e stampa della modulistica tecnica;
- gestione pratiche amministrative e assicurative.
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